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Checkliste für ein erfolgreiches Standevent

Donnerstag, 20. April 2017 | Von: Alesja Alewelt | Messeplanung

Standevents sind vergleichbar mit Firmenfeiern, zu denen besonders wichtige Gäste geladen werden. Diese Gäste sind Geschäftspartner und wichtige Kunden – die im besten Fall einen enormen Nutzen für das eigene Unternehmen bringen. Geht es nun also um die Teilnahme an einer Messe, sollte ein Standevent dazugehören.    

Einladungen: Aufmerksamkeit und Informationen

  Viele Besucher finden die Events, die rund um eine Messe veranstaltet werden, weitaus interessanter als die Messe selbst. Machen Sie sich dies zunutze und weisen Sie bereits mit der Einladung zur Messe auf das Standevent hin. In der Einladung muss daher enthalten sein, um welche Art von Event es geht und welche Botschaft das Standevent übermitteln soll. Natürlich dürfen die Angaben zur Location nicht fehlen: Halle, Standnummer, Datum und Uhrzeit sind Pflicht. Weisen Sie auf besondere Highlights, das Thema und auf einen besonderen Show-Act oder Prominenten hin. Damit stützen Sie Ihr Event.   Geben Sie an, ob die Einladung als Eintrittsticket für das Standevent mitzubringen ist oder ob es andere Möglichkeiten der Zutrittskontrolle geben wird. Nennen Sie zudem einen Ansprechpartner, an den sich der Interessent wenden kann, wenn er Rückfragen zum Standevent hat.    

Die Organisation des Standevents

  Eigentlich klingt es so einfach: Wir veranstalten ein Standevent! Doch was müssen Sie dabei alles organisieren? Schnell wächst Ihnen die Sache über den Kopf, wenn Sie nicht auf eine gute Organisation achten. Dabei ganz wichtig: Kümmern Sie sich rechtzeitig um die Beauftragung des Show-Acts oder des Prominenten. Das gilt vor allem dann, wenn zeitgleich auch andere Messen stattfinden oder wenn der von Ihnen für das Event Auserwählte sehr gefragt ist.   Vergessen Sie keinesfalls, das Standevent beim Veranstalter der Messe anzumelden, denn dieses muss über gesonderte Veranstaltungen unterrichtet werden. Im schlimmsten Fall kann es sein, dass der beauftragte Caterer keinen Zugang erhält oder dass Sie ein Verbot für die Standparty ausgesprochen bekommen.    

Nutzen Sie folgende Checkliste für die Vorbereitung:

  Messeanmeldung: Sichern Sie sich rechtzeitig die Teilnahme an der Messe.   Ideen: Sammeln Sie verschiedene Ideen und bauen Sie diese aus.   Künstler und Moderatoren: Fragen Sie rechtzeitig beim Management nach freien Terminen – suchen Sie sich eine Ausweichmöglichkeit, falls Ihr Favorit bereits verplant ist.   Erlaubnis: Sichern Sie sich die Erlaubnis zum Standevent durch den Messeveranstalter.   EinladungVersenden Sie schriftliche Einladungen an alle, die zum Standevent kommen sollen.   Aufbau: Denken Sie beim Messeaufbau an jedes Detail, was für das Event benötigt wird – vor allem Beleuchtung und Elektroanschlüsse sind hier zu nennen.   HostessenSetzen Sie auf professionelle Messe-Hostessen: Diese sind kein Punkt auf dem Einsparplan! Aushilfskräfte bewirken nicht selten, dass die Messe in schlechter Erinnerung bei den Gästen bleibt.   Probe: Proben Sie den Ablauf des Messeevents – am besten mehrfach und so realistisch wie möglich.   Dokumentieren: Dokumentieren Sie die Messe und das Standevent für eine spätere Auswertung sowie für einen Pressebericht – ganz im Sinne des Firmenmarketings.     Diese Checkliste lässt sich natürlich noch detaillierter gestalten und mit Unterpunkten versehen. Aktualisieren Sie diese nach eigenen Erfahrungen, die Sie auf dem ersten Standevent sammeln konnten – bei dem Sie sicherlich gemerkt haben, welche Details gefehlt haben. Ein Trost: Verbesserungsmöglichkeiten wird es immer geben!     bereitgestellt von FAIRworldwide GmbH

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ÜBER Alesja Alewelt

Alesja Alewelt, M.A. ist seit mehr als 15 Jahren Messemanagerin. 2008 gründete sie die Bremer Messeagentur FAIRworldwide, mit der sie sich erfolgreich auf die Umsetzung von Gemeinschaftsständen spezialisiert hat. Zuvor sammelte sie bereits umfassende Erfahrungen bei Messeveranstaltern in München und Melbourne (Australien). Aktuell engagiert sich Alesja Alewelt für neue Konzepte zur Optimierung von Prozessen in der Branche, insbesondere durch die Nutzung neuer Technologien.

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