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Planung von Transport und Logistik

Samstag, 22. April 2017 | Von: Alesja Alewelt | Messeplanung

Vor der Messe muss die gesamte Logistik ausreichend geplant werden. Dies vermeidet auf der einen Seite unnötige Kosten, auf der anderen Seite Verluste beim Material. Zusätzliche Kosten entstehen beispielsweise für Sie, wenn Sie kurz vor der Messe weitere Transporte realisiert müssen – die Eilbedürftigkeit kostet Geld. Geht es um den Transport größerer Ausstellungsstücke, sollten Sie auf eine erfahrene Messespedition zurückgreifen.    

Was gehört zur Transportplanung?

Folgende Punkte sollten Sie bei der Planung des Messe-Logistik berücksichtigen:  

Transportart: Lkw, Möbelwagen, Pkw, Schiff, Flugzeug, Bahn
Transportmöglichkeiten: Sammeltransport, Beiladung, Einzeltransport
Transportmittel: Kartons, Container, Pappen, Kisten
Transportpapiere: Rechnung, Versandanweisung, Lagerauftrag, Warenbegleitpapiere, Übersetzungen
Lagerung: Abstell- und Lagermöglichkeiten auf dem Messegelände  

Liefert Ihre eigene Firma nicht, so müssen Sie berücksichtigen, dass innerhalb des Messegeländes oft nur einige bestimmte Spediteure für den Abtransport und die Zustellung der Ausstellungsgüter zuständig sind. Der Messespediteur übernimmt hier die Verantwortung gegenüber dem Veranstalter für das Umsetzen eines pünktlichen Transports. Außerdem hat diese Reglung versicherungsrechtliche Gründe. Kontaktieren Sie die Speditionsbüros rechtzeitig. Diese sind meist nur in der Aufbau-, Veranstaltungs- und Abbauphase besetzt..    

Messen im Ausland

Bedenken Sie bei Messeteilnahmen im Ausland, dass Sie die Zollbestimmungen beim Transport der Ausstellungsstücke einhalten müssen. Nutzen Sie daher die Erfahrung internationaler Spediteure, die teilweise sogar Vertragspartner der Messegesellschaften sind. Sie realisieren die Abholung der Ausstellungsstücke und organisieren gegebenenfalls einen Sammeltransport in Containern. Sie verfügen außerdem über die nötige Entladetechnik, was gerade bei sperrigen Ausstellungsstücken wichtig ist. 

Holen Sie rechzeitig Informationen zu den zollrechtlichen Bestimmungen ein – oft gibt es auch auf der Messe direkt eine eigene Zollabfertigungsstelle. Die Abwicklung der internationalen Logistik ist nicht immer einfach – beauftragen Sie die auserwählte Spedition daher rechtzeitig. Der Spediteur muss zusichern, dass er die Messestücke termingerecht am Stand abliefert und dabei natürlich die Zollbestimmungen beachtet. Leergut sollte der Spediteur übernehmen und auch den Rücktransport organisieren. Es ist weitaus einfacher und nervenschonender, wenn Sie den gesamten Transport durch eine einzige Spedition abwickeln lassen.  

Wenn die Exponate versendet werden, können auch Werbegeschenke, Werkzeugset, kulinarische Besonderheiten und Prospekte mitgeschickt werden. Dass hierbei keine verderbliche Ware transportiert wird, dürfte klar sein. Gibt es spezielle Zollbestimmungen, die in Ihrem Fall zutreffend sind, so informieren Sie den Spediteur darüber. Nun kann das Problem auftauchen, dass der Messeveranstalter einen festen Spediteur vor Ort hat – dann ist dieser allein berechtigt, die Zustellungen der Exponate vorzunehmen. Informieren Sie sich hier rechtzeitig und organisieren Sie die Übergabe der Exponate durch den deutschen Spediteur an den Messespediteur. Die Rechnung erhalten Sie in der Regel von der deutschen Spedition, in der Sie sämtliche Leistungen zusammenfasst finden.    

Informationen für den Spediteur

Geben Sie bei einer Anfrage zum Messetransport die folgenden Informationen an den Spediteur:  

  • Name der Messe
  • Ort der Messe
  • Datum der Messe
  • Anzahl von Exponaten
  • Anlieferungstermin
  • Angebot erbeten bis
  • Verzollung nötig
  • Übergabe an Messespediteur nötig
  • Rücktransport erbeten
  • Anzahl der Frachtstücke und Gewicht in Kilogramm, eventuell Größe in Meter
  • Besondere Größen der Messestücke
  • Lagerung vor Ort

Diese Informationen braucht das Speditionsunternehmen, um Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot zukommen zu lassen und Vorgänge der Logistik zu planen. Eventuell werden sie weitere Aspekte bezüglich der Logistik abfragen, bei denen die Klärung der Sachverhalte dann in einem persönlichen Gespräch geschehen wird.    

Zum Rücktransport: Lassen Sie sich ein entsprechendes Angebot auch dann unterbreiten, wenn noch nicht klar ist, ob die Exponate auf der Messe eventuell verkauft werden oder nicht. Die Abbestellung des Rücktransports ist einfacher als die Realisierung eines solchen kurz vor dem Abholungstermin.    

bereitgestellt von FAIRworldwide GmbH

Logistik Ausland Standbau Transport
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ÜBER Alesja Alewelt

Alesja Alewelt, M.A. ist seit mehr als 15 Jahren Messemanagerin. 2008 gründete sie die Bremer Messeagentur FAIRworldwide, mit der sie sich erfolgreich auf die Umsetzung von Gemeinschaftsständen spezialisiert hat. Zuvor sammelte sie bereits umfassende Erfahrungen bei Messeveranstaltern in München und Melbourne (Australien). Aktuell engagiert sich Alesja Alewelt für neue Konzepte zur Optimierung von Prozessen in der Branche, insbesondere durch die Nutzung neuer Technologien.

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