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5 Tipps für die Kosteneinsparung bei der nächsten Messe

Mittwoch, 19. Februar 2020 | Von: Laura Nickolay | Messeplanung

Viele Unternehmen setzen immer noch auf den Messeauftritt, obwohl fast täglich neue digitale Marketing-Trends erscheinen. Das ist kein Wunder, denn den persönlichen Kontakt zu Geschäftspartnern und potenziellen Kunden, erhalten Unternehmen nur schwer bei anderen Marketingmaßnahmen. Ein wichtiger Punkt im Vorfeld ist dabei die Aufstellung eines Budgets, um zu wissen welche Kosten konkret anfallen. 

35 % des kompletten Marketingbudgets wird von deutschen Unternehmen für den Messeauftritt verplant, wie der Bundesverband Industrie Kommunikation (bvik) herausgefunden hat. Das kommt einem im ersten Moment sehr viel vor, dennoch sollten die Kosten für einen Messeauftritt nicht unterschätzt werden. Schließlich fallen Kosten für Standmiete, -bau, -personal, Technik, Marketingmaterialien sowie Unterkunft-und Reisekosten an, was in Summe sehr am Marketingbudget zehrt. Daher haben wir 5 Tipps für Sie zusammengestellt, mit denen Sie Ihren Messeauftritt auch bei kleinem Budget realisieren können:

1. Personalplanung

Hier wird oft unterschätzt wie hoch die Kosten für das Personal tatsächlich sind, obwohl es einer der größten Kostenfaktoren darstellt.

Denn Messetage ziehen sich oft in die Länge, weshalb dementsprechend auch hohe Personalkosten zusammenkommen. Um dabei zu sparen ist es sinnvoll, sich ausführlich mit der Personalplanung auseinanderzusetzen. Denn jeder zusätzlich Standmitarbeiter kostet Geld. Vielleicht geht es daher auch mit einer Person weniger oder einer Person die nur bei den hochfrequentierten Tagen/Zeiten zugegen ist, wenn das möglich ist. 

Was noch hinzu kommt sind die Reise- und Übernachtungskosten. Hier kann gespart werden, wenn frühzeitig gebucht wird und eine gewisse örtliche Flexibilität besteht. Denn weiter entfernte Übernachtungs-möglichkeiten sind oft günstiger als die im nahen Umfeld der Messe. Außerdem kann durchaus nach Gruppen- oder Sonderkonditionen gefragt werden.

2. Langfristige Planung des Messeauftritts

Ganz essenziell ist außerdem, dass Fristen gesetzt werden, die realistisch sind, aber trotzdem ausreichend Zeit bis zur Messe lassen. Es werden nämlich noch Änderungen kommen und diese sollten nicht Last Minute umgesetzt werden müssen, denn kurzfristige Aufträge lassen sich Anbieter dementsprechend bezahlen. Außerdem zerren Änderungen kurz vor Toresschluss an den Nerven der Mitarbeiter und sorgen für Überstunden. Ebenfalls sollten Dienstleistungen auf der Messe rechtzeitig gebucht werden, wie Telefon, Internet, Strom und Wasser, da auch hier zu einem späteren Zeitpunkt mit einem Aufschlag gerechnet werden muss. 

3. Marketingmaterialien

Ein weiterer wichtiger Punkt in der Kostenplanung sind die Ausgaben für die benötigten Marketingmaterialien. Unternehmen erstellen Broschüren, Flyer, Kataloge und sogenannte Goodie Bags, die an ihre Interessenten verteilt werden. Diese Materialien sind ein hoher Kostenpunkt, aber nicht unbedingt nötig, hier gibt es nämlich Alternativen. Anstatt gedruckter Erzeugnisse und physischen Taschen können auch digitale Lösungen eingesetzt werden. Beispielsweise können Sie Ihren Besuchern mit der Lösung von Fanomena Leads all Ihre Inhalte vor, während und nach der Messe zur Verfügung stellen.

4. Förderprogramme

Eine weitere Möglichkeit, um Geld auf der Messe zu sparen sind verschiedene Förderprogramme. Hierbei werden häufig Start Ups von Veranstaltern gefördert, damit sie sich die hohen Standmieten leisten können. Dabei gibt es beispielsweise StartUp Corners, deren Mieten geringer sind. 

5. Investitionen in den Messestand

Außerdem sollten Investitionen in den Messestand langfristig getätigt werden. Wenn Sie Gegenstände für Ihren Messestand kaufen, wie etwa Tische und Stühle, sollten Sie hier eher etwas mehr Geld in die Hand nehmen. Dadurch können Sie die Gegenstände auch noch für weitere Veranstaltungen nutzen und sie gehen nicht bereits nach dem ersten Gebrauch kaputt. Allgemein ist es daher sinnvoller weniger Investitionen zu tätigen, als den ganzen Stand mit offensichtlich billigen Gegenständen zu füllen. Außerdem sollte das Messeequipment sich möglichst kompakt verpacken lassen, um die Transportkosten möglichst gering zu halten. 

 

Artikel von Fanomena Leads

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ÜBER Laura Nickolay

Laura Nickolay ist seit Oktober 2019 Content Managerin bei Fanomena Leads. Hier ist sie verantwortlich für den Unternehmensblog, der sich rund um Themen des Messeauftritts und des Lead Management beschäftigt. Fanomena Leads vereinfacht mit ihrer Lösung die Leaderfassung auf Messen und beschleunigt die individuelle Messenachbereitung.

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