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Chancen und Herausforderungen für die Messeplanung der Zukunft

Donnerstag, 28. November 2019 | Von: Björn Schaper | Messeplanung

Von Excel-Listen zu digitalen Messeplanungs-Tools

Messen werden digitaler, und auch die Prozesse während der Messeplanung müssen sich verändern, Absprachen und Übergaben digitalisiert werden. Das heißt weg von Excel-Listen und endloser E-Mail-Kommunikation hin zu digitalen Plattformen für die Messeplanung. Doch wie kann das aussehen? Und mit welchen Herausforderungen sehen sich Messeplaner in den kommenden Jahren konfrontiert?

Probleme und Herausforderungen des herkömmlichen Messemanagements

Vorab muss klar gesagt werden: Die Planungsprozesse und Abläufe im Messemanagement funktionieren in vielen Unternehmen auch analog erstaunlich gut. Es gibt Messeplaner, die sich mit viel Engagement dem Thema annehmen und klare Abläufe schaffen, welche meist auch gut eingespielt sind. Bei Abwesenheiten durch Krankheitsfälle oder Personalwechsel geraten Planungsteams jedoch schnell an ihre Grenzen. Es entstehen gehäuft Verzögerungen und Fehler, oder die hauptverantwortlichen Mitarbeiter müssen sich vom Krankenbett oder aus dem Urlaub einbringen um den Erfolg der Planung zu retten. Ein solches Vorgehen ist weder zielführend noch kann es als langfristiger Ansatz für funktionierende Messeplanung gelten. In Marketing-Teams, die in vielen Unternehmen auch für die Messeplanung zuständig sind, wachsen die Anforderungen an die Mitarbeiter sowieso stetig, sodass glatte Übergaben und wohlverdiente Urlaube ein Muss sind.

Die Digitalisierung der Messeplanung durch ein digitales Planungstool unterstützt die Mitarbeiter dabei den Überblick zu bewahren und schnell gebündelte Informationen abrufen zu können. Wichtige Daten und Dokumente, wie Zertifikate, Hallenpläne, Bildmaterial oder einfach die Infos über den allgemeinen Bestand und die Verfügbarkeiten sind jederzeit und unkompliziert abrufbar, was eine enorme Arbeitsentlastung bedeutet.

Welche neuen Herausforderungen entstehen für die Mitarbeiter?

Die Messe der Zukunft stellt drei zentrale Herausforderungen an die verantwortlichen Mitarbeiter:

Erstens zeichnet sich ein Trend zu kleineren Kongressen, Summits und eintägigen Veranstaltungen ab, der stetig zunimmt. Dadurch steigt die relative Anzahl an Messeteilnahmen pro Unternehmen stark an und somit auch die Anzahl der beteiligten Mitarbeiter. Die Kommunikation und Koordination der vielen Messeteilnahmen wird somit innerhalb der Teams komplexer und erfordert neue Prozesse und Abläufe. Es gibt Unternehmen, die teilweise weit über 100 Messen mit Dokumenten-Ordnern und Excel-Listen koordinieren und die Kommunikation innerhalb der Teams findet per E-Mail statt. Mit den gegenwärtigen technischen Möglichkeiten ist dies kaum noch vorstellbar.

Zweitens kommen zunehmend mehr technische Komponenten, wie Screens, Tablets, Apps und digitales Leadmanagement hinzu, die an den Messeständen kaum mehr wegzudenken sind. Die fortschreitende Digitalisierung im direkten Messekontext vor Ort nimmt auch Einfluss in die Arbeitsabläufe der für die Messe zuständigen Mitarbeiter im Unternehmen. Ein zentraler Speicherort wird unumgänglich, um die großen Datenmengen mit Logins und speziellen Zugriffsrechten zu verwalten. Nur so kann Hektik am Messestand vermieden werden, sollten Screens & Tablets mit extern gespeicherten Daten vor Ort ihren Dienst verweigern.

Eine dritte Beobachtung zeigt, dass Marketingteams die Messeplanung oftmals parallel zu weiteren Marketingaufgaben übernehmen, denn es bestehen kaum noch reine Messeabteilungen. Damit wird es zunehmend wichtig, die Mitarbeiter durch ein digitales Planungstool zu unterstützen um sie so in ihrem erhöhtem Arbeitsaufwand zu entlasten. Dies ermöglicht den Marketingteams ihre alltäglichen Marketingaufgaben weiterhin im Fokus zu bewahren und nicht in der Messeplanung unterzugehen. 

Was bringt die Messe der Zukunft für Messebauer und Veranstalter?

Auch Messebauer und Veranstalter stehen vor der Herausforderung digitale Tools in ihre Arbeitsabläufe einzubetten. Die Funktionsfähigkeit von Tablets, Bildschirmen, VR-Erweiterungen und Co. vor Ort muss sichergestellt werden. Jedoch ist das Budget für den technischen Support oft knapp. Vor allem bedingt durch den Trend hin zu eintägigen Events, wie Summits, Career Days, Kongressen, After-Work- und Meetup-Veranstaltungen muss der Auf- und Abbau der Systeme schnell und flexibel von der Hand gehen. Die Anforderungen der Präsentation vor Ort sind dennoch hoch, da Unternehmen vor der Herausforderung stehen, sich aus der Masse von Ausstellern hervorzuheben. Gerade deshalb ist es entscheidend seine Unternehmens-Präsentation vor Ort zielgruppenspezifisch auszurichten.

Was bringen digitale Planungstools mit, um die zukünftigen Herausforderungen zu meistern?

Durch die gebündelte Verwaltung von allen Daten, wie Messe-Equipment, Videodateien und Informationen in einem digitalen Planungstool verhindert Doppelbuchungen und Fehlbestände, da die Verfügbarkeiten jederzeit aktuell abrufbar sind. Durch die Digitalisierung der Planungsprozesse wird außerdem eine unkomplizierte und transparente Kommunikation zwischen Ausstellern, Dienstleistern und Messebauern möglich. Die Zustimmung für das Thema Messe innerhalb des Unternehmens kann durch optimal geregelte Abläufe, wie schnelle und direkte Rückmeldungen vom Messeteam vor Ort, unmittelbares Feedback und Live-Bilder vom Messeauftritt gesteigert werden.

 

Artikel von LA CONCEPT

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ÜBER Björn Schaper

Björn Schaper ist Gründer und CEO von LA CONCEPT. Als Hersteller von modularen LED Messeständen und einer Software zur digitalen Messeplanung unterstützt LA CONCEPT Unternehmen bei der Vorbereitung auf die Messe der Zukunft.

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