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Checkliste für ein erfolgreiches Standevent

Donnerstag, 20. April 2017 | Von: Alesja Alewelt | Messeplanung

Standevents sind vergleichbar mit Firmenfeiern, zu denen besonders wichtige Gäste geladen werden. Diese Gäste sind Geschäftspartner und wichtige Kunden – die im besten Fall einen enormen Nutzen für das eigene Unternehmen bringen. Geht es nun also um die Teilnahme an einer Messe, sollte ein Standevent dazugehören.    

Einladungen: Aufmerksamkeit und Informationen

Viele Besucher finden die Events, die rund um eine Messe veranstaltet werden, weitaus interessanter als die Messe selbst. Dies kann man sich geschickt zunutze machen und bereits mit der Einladung zur Messe auf das Standevent hinweisen. In der Einladung muss daher enthalten sein, um welche Art von Event es geht und welche Botschaft das Standevent übermitteln soll. Natürlich dürfen die Angaben zur Location nicht fehlen: Halle, Standnummer, Datum und Uhrzeit sind Pflicht. Weiterhin sollte auf besondere Highlights, das Thema und auf einen besonderen Show-Act oder Prominenten hingewiesen werden.

Wichtig ist es auch anzugeben, ob die Einladung als Eintrittsticket für das Standevent mitzubringen ist oder ob es andere Möglichkeiten der Zutrittskontrolle geben wird. Nicht zu vergessen ist ein Ansprechpartner, an den sich der Interessent wenden kann, wenn er Rückfragen zum Standevent hat.    

Die Organisation des Standevents

Eigentlich klingt es so einfach: Wir veranstalten ein Standevent! Doch was muss dafür alles organisiert werden? Schnell kann einem ein solches Event über den Kopf wachsen, wenn man nicht auf eine gute und sorgfältige Organisation achtet. Dabei ganz wichtig: Es gilt sich rechtzeitig um die Beauftragung des Show-Acts oder des Prominenten zu kümmern. Das gilt vor allem dann, wenn zeitgleich auch andere Messen stattfinden oder wenn die für das Event ausgewählte Person sehr gefragt ist.  

Man sollte keinesfalls vergessen, das Standevent beim Veranstalter der Messe anzumelden, denn dieser muss über gesonderte Veranstaltungen unterrichtet werden. Im schlimmsten Fall kann es sein, dass der beauftragte Caterer keinen Zugang erhält oder dass sogar ein Verbot für die Standparty ausgesprochen wird.    

Checkliste für die Vorbereitung

Messeanmeldung: Es gilt sich rechtzeitig die Teilnahme an der Messe zu sichern.  

Ideen: Verschiedene Ideen sollten gesammelt und dann ausgebaut werden.  

Künstler und Moderatoren: Hier muss rechtzeitig beim Management nach freien Terminen gefragt werden – eine Ausweichmöglichkeit sollte vorhanden sein, falls der Favorit bereits verplant ist.  

Erlaubnis: Die Erlaubnis zum Standevent bekommt man vom Messeveranstalter.  

Einladung: Es sollten schriftliche Einladungen an alle versandt werden, die zum Standevent kommen sollen.  

Aufbau: Es gilt beim Messeaufbau an jedes Detail zu denken, was für das Event benötigt wird – vor allem Beleuchtung und Elektroanschlüsse sind hier nicht zu vergessen.  

Hostessen: Es ist empfehlenswert, auf professionelle Messe-Hostessen zu setzen: Diese sind kein Punkt auf dem Einsparplan! Aushilfskräfte bewirken nicht selten, dass die Messe in schlechter Erinnerung bei den Gästen bleibt.  

Probe: Nun gilt es den Ablauf des Messeevents zu proben – am besten mehrfach und so realistisch wie möglich.  

Dokumentieren: Die Messe und das Standevent sollten für eine spätere Auswertung sowie für einen Pressebericht dokumentiert werden – ganz im Sinne des Firmenmarketings.    

Diese Checkliste lässt sich natürlich noch detaillierter gestalten und mit Unterpunkten versehen. So kann sie nach eigenen Erfahrungen, die auf dem ersten Standevent gesammelt werden konnten – individuell weiter ausgebaut werden. Ein Trost: Verbesserungsmöglichkeiten wird es immer geben!    

 

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ÜBER Alesja Alewelt

Alesja Alewelt, M.A. ist seit mehr als 15 Jahren Messemanagerin. 2008 gründete sie die Bremer Messeagentur FAIRworldwide, mit der sie sich erfolgreich auf die Umsetzung von Gemeinschaftsständen spezialisiert hat. Zuvor sammelte sie bereits umfassende Erfahrungen bei Messeveranstaltern in München und Melbourne (Australien). Aktuell engagiert sich Alesja Alewelt für neue Konzepte zur Optimierung von Prozessen in der Branche, insbesondere durch die Nutzung neuer Technologien.

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