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Checkliste Messeplanung

Montag, 6. Februar 2017 | Von: Alesja Alewelt | Messeplanung

Den perfekten Messeauftritt vorbereiten

Für die nahe Zukunft ist ein Messeauftritt geplant? Eine tolle Gelegenheit durch gezielte Messeplanung auf das Unternehmen aufmerksam zu machen und es der Zielgruppe zu präsentieren. Aber was da alles auf einen zukommt! Woran man zu welchem Zeitpunkt unbedingt denken muss, erklärt der folgende Artikel.    

Sechs bis zwölf Monate vorher

Die Vorbereitungen für den großen Auftritt beginnen bereits etwa ein Jahr vor dem Termin. Hier müssen Zielgruppe und Messeziele festgelegt werden. Was soll erreicht werden - und vor allem: Wer soll erreicht werden? Das Rahmenbudget muss festgelegt werden und überschlagen werden, welche Maßnahmen wie teuer zu stehen kommen werden. Hier sollte lieber etwas mehr Geld eingeplant werden, damit unvorhergesehene Ausgaben nicht zum finanziellen Chaos führen. Außerdem sind folgende Punkte zu diesem Zeitpunkt wichtig:

• Welcher Wettbewerber wird ebenfalls auf der Messe sein? Welche Ziele wird der Einzelne verfolgen?

• Standbuchung: um einen guten Standplatz muss man sich rechtzeitig kümmern!

• Ein Messebaupartner muss ausgewählt werden, denn die Menge möglicher Partner ist begrenzt   

Vier bis fünf Monate vorher

Als nächstes steht das Messekonzept auf dem Plan: Dieses muss sich mit den Themen Messestand und dessen Organisation, Marketing und Werbung sowie dem benötigten Personal befassen. Dazu wird die Finanzplanung noch einmal überarbeitet und kann dann für gültig erklärt werden. Wichtig ist des Weiteren:

• Der Auftrag ist an den gewählten Messebaupartner zu vergeben, wobei ein exaktes Briefing nicht fehlen sollte

• Der Finanzrahmen für die Zusammenarbeit mit dem Messebaupartner muss festgelegt werden

• Weiterhin muss geklärt werden, welche Exponate gezeigt werden sollen und gegebenenfalls müssen entsprechende Aufträge für die Fertigung derselben vergeben werden    

Zwei bis vier Monate vorher

Ab diesem Zeitraum kann damit begonnen werden, organisatorische Maßnahmen umzusetzen. Es muss festgelegt werden, wer den Stand betreuen soll und welches Personal überhaupt vonnöten ist. Wer hat welche Aufgaben zu erfüllen? Wie kommt das Personal zum Einsatzort? Hotels müssen gebucht, Anreisemöglichkeiten geplant und die Ausstellung nötiger Ausweise organisiert werden.    

Auch daran müssen Sie denken:

• Werbeaktivitäten müssen geplant und die Kunden über die Messeteilnahme informiert werden

• Die Werbemittel für die Messe müssen bestimmt werden

• Eine Zusammenarbeit mit der Presse ist empfehlenswert und es sollte jemand beauftragt werden, der Pressemitteilungen verfasst und veröffentlicht  

Zwei bis vier Wochen vorher

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt gekommen, die Einladungen an Kunden, die Presse und ausgewählte Gäste zu verschicken. Vielleicht wurde vorab bereits ein Terminblocker versandt und nun muss nur noch die konkrete Einladung verschickt werden? Das Standpersonal sollte gut vorbereitet werden und eventuell ist die Teilnahme an einem Messetraining sinnvoll. Der Transport der Exponate sollte geplant werden und es muss organisiert werden wie Werbegeschenke, Prototypen und Prospekte zur Messe gelangen. Die Logistik ist in dieser Phase einer der wichtigsten Punkte!    

Zwei Wochen bis einen Tag vorher

Das Messebüro muss mit Unterlagen, Ausweisen, Namensschildern und allem anderen ausgestattet werden, was für die Messe wichtig ist. Der Stand muss aufgebaut bzw. der Aufbau überwacht werden. Der Aufbau sollte dann gemeinsam mit dem Messebaupartner abgenommen und letztmalig Hand an die Gestaltung gelegt werden. Wichtig ist es jetzt Vorführgeräte auszuprobieren und das Standpersonal einzuweisen. Der genaue Ablauf muss geklärt und Ansprechpartner müssen festgelegt werden. Nicht zu vergessen sind hier Absprachen bezüglich Beginn und Ende der Standbetreuung durch den einzelnen Mitarbeiter! Ein Mitarbeiter sollte außerdem zum Beobachter der Konkurrenz ernannt werden.    

Während der Messe

Es sollte täglich erkundet werden, ob es Besonderheiten gibt und ob wichtige Ansprechpartner vor Ort sind. Am Ende des Tages kann der Messetag rekapituliert werden um eventuelle Mängel am nächsten Tag zu vermeiden. Dabei sollte stets Sorge getragen werden, dass sich nicht nur die Messebesucher wohlfühlen, sondern auch die Mitarbeiter vor Ort.    

Nach dem Messeauftritt

Für die Nachbereitung der Messe sollte ausreichend Zeit eingeplant und investiert werden. Hierbei kann festgestellt werden, was für das Unternehmen gut lief und was verbesserungswürdig ist. Entscheidend ist es, die Kunden wie versprochen zeitnah zu kontaktieren und das geplante mit dem tatsächlich in Anspruch genommenen Budget zu vergleichen. Außerdem sollte noch einmal die Konkurrenz analysiert werden um auch herauszufinden, was für diese gut oder weniger gut lief.  

 

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ÜBER Alesja Alewelt

Alesja Alewelt, M.A. ist seit mehr als 15 Jahren Messemanagerin. 2008 gründete sie die Bremer Messeagentur FAIRworldwide, mit der sie sich erfolgreich auf die Umsetzung von Gemeinschaftsständen spezialisiert hat. Zuvor sammelte sie bereits umfassende Erfahrungen bei Messeveranstaltern in München und Melbourne (Australien). Aktuell engagiert sich Alesja Alewelt für neue Konzepte zur Optimierung von Prozessen in der Branche, insbesondere durch die Nutzung neuer Technologien.

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