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Geringere Messekosten durch Hotel-Frühbuchung

Mittwoch, 1. Februar 2017 | Von: Alesja Alewelt | Messeplanung

Mit einer Messe können enorme Kosten verbunden sein. Nicht nur, dass die Aussteller hohe Preise für Standmiete und Messestand zahlen müssen, auch die An- und Abreise und vor allem die Unterkunft kosten Geld. Eine professionelle Organisation des Messebesuchs ist daher Voraussetzung dafür, dass sich die Kosten im Rahmen halten. Durch eine gute Projektorganisation ist eine umfassende Zeit- und Geldersparnis möglich. Im Folgenden gibt es Tipps und Informationen, wie Stornokosten vermieden werden können.

Der Zeitpunkt macht’s

Wer in den Urlaub fährt, kümmert sich rechtzeitig um sein Hotel. Die Unterkunft wird oft schon Monate im Voraus gebucht, denn dann sind die günstigsten Preise erhältlich. Doch wie sieht es bei der Messe aus? Nicht wenige Messeteilnehmer warten bis kurz vor Beginn der Ausstellung und buchen erst dann das Hotelzimmer. Das Problem: Das gewünschte Hotel ist ausgebucht oder bietet nur noch die überteuerten Suiten an. Astronomische Hotelkosten sprengen aber die Kosten, die für die Teilnahme vorgesehen war.

Einige Unternehmer warten mit der Hotelbuchung so lange, weil sie der Meinung sind, es würden noch bessere Angebote kommen. Andere wiederum wissen bis kurz vor Beginn der Veranstaltung nicht, wie viele Personen aus dem Unternehmen eigentlich an der Messe teilnehmen werden und demzufolge eine Unterkunft brauchen. Wichtig ist daher, möglichst frühzeitig den genauen Bedarf zu ermitteln. Es muss festgelegt werden, wer teilnimmt und ob eine Person „in Reserve“ eingeplant werden muss. Dementsprechend kann das Hotel gebucht werden. Möglich ist auch, einige Zimmer mehr einzuplanen und die nicht benötigten Unterkünfte zu stornieren. Es fallen dabei zwar Stornokosten an, diese sind aber meist nicht so hoch wie die Kosten für ein Zimmer, das erst kurz vor der Messe gebucht wird.

Vorteile der frühen Reservierung

Die heiße Phase der Messeorganisation sollte nicht durch die Suche nach einer Unterkunft belastet werden. Ist das Hotel bereits gebucht, entlastet das ungemein. Wer früh bucht, kann außerdem noch aus einer Vielzahl von Hotels wählen. Die Chancen auf eine finanzielle Ersparnis steigen. Die Konditionen für Frühbucher sind oft sogar noch besser, da der Hotelservice in ruhigen Zeiten eher zu Kompromissen und Zugeständnissen bereit ist. Gerade bei einem größeren Kontingent an Zimmern ist das ein Vorteil. Der Verhandlungsspielraum ist größer und die Preise sind deutlich niedriger, wenn frühzeitig gebucht wird.

Und die Stornokosten?

Oftmals haben Projektverantwortliche Angst vor hohen Stornokosten. Doch wer früh ein Hotel reserviert, profitiert zumeist in Bezug auf die Stornokosten von besseren Konditionen. Viele Hotels ermöglichen kostenfreie Änderungen der Reservierungen für einen Zeitraum von bis zu zwei Monaten vor Inanspruchnahme der Leistung. Außerdem kann es sein, dass die Stornokosten geringer ausfallen, weil das Hotel doch nicht ausgebucht ist.

Sind Stornokosten jedoch unumgänglich, kann ein Unternehmen dies für sich nutzen. Wenn das Zimmer ohnehin bezahlt werden muss, können zum Beispiel Geschäftspartner zur Messe eingeladen werden – die Übernachtung ist in der Einladung inbegriffen. Hier greifen Marketing und das Nutzen nicht vermeidbarer Kosten ineinander. Mit ein wenig Glück werden sich die Eingeladenen zu einem späteren Zeitpunkt revanchieren, was natürlich für den Unternehmer selbst von Vorteil ist.

Gern werden die Stornogebühren als Problem angesehen, das dazu führt, dass Hotels erst im letzt möglichen Moment gebucht werden. Doch bei geschickter Herangehensweise lassen sich diese Kosten zumindest teilweise vermeiden bzw. reduzieren.

 

bereitgestellt von FAIRworldwide GmbH

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ÜBER Alesja Alewelt

Alesja Alewelt, M.A. ist seit mehr als 15 Jahren Messemanagerin. 2008 gründete sie die Bremer Messeagentur FAIRworldwide, mit der sie sich erfolgreich auf die Umsetzung von Gemeinschaftsständen spezialisiert hat. Zuvor sammelte sie bereits umfassende Erfahrungen bei Messeveranstaltern in München und Melbourne (Australien). Aktuell engagiert sich Alesja Alewelt für neue Konzepte zur Optimierung von Prozessen in der Branche, insbesondere durch die Nutzung neuer Technologien.

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