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Messekommunikation: Pressearbeit richtig vorbereiten

Sonntag, 12. Februar 2017 | Von: Alesja Alewelt | Messemarketing

Messen sind für Unternehmen eine der wichtigsten Möglichkeiten, um auf sich aufmerksam zu machen und die Medien auf sich zu konzentrieren. Durch Messekommunikation wie persönliche Gespräche, Präsentationen und Meetings mit der Presse, lassen sich gezielt Informationen publizieren. Allerdings muss nicht nur die Präsentation auf der Messe selbst gut vorbereitet werden, auch die Pressearbeit muss stimmen. Wichtig: Es sollten nur die Messen ausgewählt werden, die sich auch wirklich für das Unternehmen lohnen – alles andere ist Vergeudung von Zeit und Geld.    

Die erste Ankündigung der Messe

Zuerst sollte der Messe-Presseverteiler auf den aktuellen Stand gebracht werden. Hier gilt es keine relevanten Medien oder Medienvertreter zu vergessen – beim Messeveranstalter kann nachgefragt werden, welche Mediennamen wichtig sind. Rund zehn Wochen vor der Messe gibt es seitens des Messeveranstalters eine Liste mit den Medienvertretern. Man sollte jedoch daran denken, dass die einzelnen Medien verschiedene Redaktionsschlüsse haben und sich somit nicht zu viel Zeit mit der Ankündigung der Messeteilnahme lassen. Der Pressemitteilung beigefügt werden sollte ein Überblick über die zu präsentierenden Produkte sowie eine Terminplanung.  

Außerdem kann beim Veranstalter ein Eintrag in den örtlichen Messeführer in Auftrag gegeben werden. Das kostet zwar Geld, ist aber im Sinne der Öffentlichkeitsarbeit unverzichtbar.    

Einladungen verschicken

Wichtige Journalisten müssen unbedingt direkt eingeladen werden. Etwa drei Wochen vor Beginn der Messe ist dafür der richtige Zeitpunkt gekommen. In einem Brief sollte auf die wichtigsten Themen hingewiesen werden. Nicht zu vergessen sind hier Höhepunkte der Messe und eine Standortbeschreibung. Schließlich soll der Pressevertreter auch die Chance bekommen, das einladende Unternehmen hier zu finden. Darüber hinaus sollten wichtige Ansprechpartner vor Ort und im Unternehmen genannt werden.  

Es bietet sich an, nicht-personalisierte Einladungen im Pressezentrum zu platzieren, damit können auch die nicht namentlich bekannten Journalisten erreicht werden.    

Erstellen der Pressemappe

Die Pressemappe bietet gebündelte Informationen: Pressemitteilung, Ablaufplan, Manuskripte für Reden und Vorträge und die Themen der Messe sind nur einige Beispiele für mögliche Inhalte. Die Informationen ähneln denen der normalen Pressemappe, sind aber speziell auf diese Messe zugeschnitten. Auf der Messe sollte man stets eine ausreichende Anzahl von Pressemappen zur Hand haben.    

Gespräche auf der Messe

Das Herzstück der Messekommunikation wird durch die Gespräche auf der Messe dargestellt. Wenn besonders wichtige Journalisten anwesend sind, sollten alle nötigen Ansprechpartner zur Verfügung stehen, so etwa Entwickler, Techniker, Vertriebler usw. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Fragen allesamt umfassend beantwortet werden können. So kann auch eine individuelle Präsentation erstellt werden, bei der die Produkte und Dienstleistungen gegenüber dem Pressevertreter erklärt werden. Man sollte unbedingt signalisieren, dass der Pressevertreter nach der Messe weitere Informationen bekommen kann.  

Natürlich ist es auch möglich, dass ein Journalist unangemeldet und uneingeladen an den Stand kommt. Dann sollte man sich von seiner besten Seite zeigen - und natürlich vorbereitet sein. Daher sollte man immer daran denken ausreichendes Informationsmaterial am Stand zu haben und diesen immer durch mindestens einen kompetenten Ansprechpartner betreuen zu lassen.  

Besuche von Journalisten, die nicht bekannt sind, können durchaus einen Nutzen bringen. Hier kann ein langfristiger Kontakt aufgebaut werden, denn unangemeldete Journalisten bringen meist ein besonderes Interesse für das jeweilige Themengebiet mit.    

Die Pressekonferenz auf der Messe

Eine Pressekonferenz sollte nicht zwingend zum Programm gehören - sie wird nur dann angesetzt, wenn das Unternehmen wirklich etwas Neues und Besonderes zu bieten hat. Ansonsten steht man entweder vor einem leeren Raum oder man zieht sich den Unmut der Journalisten zu. Die Pressekonferenz muss übrigens auch nicht in einem separaten Raum durchgeführt werden. Der Stand eignet sich dafür hervorragend. Natürlich muss hier ausreichend Platz sein. Muss man auf gesonderte Räumlichkeiten ausweichen, sollte man diese unbedingt rechtzeitig anmelden.  

Sind geladene Journalisten nicht zur Pressekonferenz erschienen, sollte man diesen unbedingt eine Dokumentation des Meetings zukommen lassen. So haben diese Pressevertreter die Chance, doch noch einen wohlwollenden Artikel über das Unternehmen und die Präsentation zu veröffentlichen.    

Die Auswertung der Messe

Nach der Messe sollte die Presse gut beobachtet und Berichte gesammelt werden, die sich mit der Messe im Allgemeinen und mit dem entsprechenden Thema sowie natürlich dem Stand im Besonderen befassen. Damit kann die eigene Erfolgskontrolle ergänzt und eventuelle Fehler in der Berichterstattung entdeckt werden. Sollte eine negative Resonanz festgestellt werden, sollte mit den betreffenden Journalisten das Gespräch gesucht werden. Hierbei ist es wichtig unbedingt sachlich zu bleiben und die Pressevertreter nicht zu verärgern – diese sitzen "am längeren Hebel".  

Die perfekte Messeauswertung bietet übrigens die beste Basis zur Vorbereitung der nächsten Messe, denn: Nach der Messe ist vor der Messe!    

 

bereitgestellt von FAIRworldwide GmbH

Marketing Presse
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ÜBER Alesja Alewelt

Alesja Alewelt, M.A. ist seit mehr als 15 Jahren Messemanagerin. 2008 gründete sie die Bremer Messeagentur FAIRworldwide, mit der sie sich erfolgreich auf die Umsetzung von Gemeinschaftsständen spezialisiert hat. Zuvor sammelte sie bereits umfassende Erfahrungen bei Messeveranstaltern in München und Melbourne (Australien). Aktuell engagiert sich Alesja Alewelt für neue Konzepte zur Optimierung von Prozessen in der Branche, insbesondere durch die Nutzung neuer Technologien.

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