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Messen in den USA: Alles anders oder doch völlig normal?

Samstag, 11. Februar 2017 | Von: Alesja Alewelt | Messeplanung

In den USA sind einige Dinge etwas ungewohnt – das ist bei Messen nicht anders. Die Teilnahme an Messen in den USA kann unter Berücksichtigung einiger regionsspezifischer Besonderheiten jedoch absolut erfolgreich verlaufen. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Vorbereitungen ein wenig anders ausfallen müssen als bei einer Beteiligung hierzulande.  

Allgemeines zu Messen in den USA

In den Vereinigten Staaten werden Messen von den jeweiligen Berufsverbänden veranstaltet und es gibt einen General Contractor, der die Halle sowie die komplette Infrastruktur zur Verfügung stellt. Preise werden vom Veranstalter sowie vom General Contractor festgelegt. Die Preise umfassen dabei sämtliche Leistungen, die für eine Messe notwendig sind, z.B. die Kosten für die Stand-Reinigung oder für gewerkschaftliche Auflagen.

Aussteller bekommen ein Exhibitor Manual, eine Art Bedienungsanleitung für die Messe zur Hand, die auch alle Bestellformulare enthält. Hier können Aussteller die benötigten Leistungen und Produkte mieten und der Messebauer wird direkt damit beauftragt. Vom Veranstalter werden zudem Tarife festgelegt, die nicht verhandelt werden können und die sich auf bestimmte Leistungen beziehen. Dazu gehört etwa der Elektriker oder der Aufbau von Abhängungen. Der entsprechende Aufwand wird nach Stunden bezahlt. Angebote vom Messebauer an den Aussteller sind daher zumeist nicht vollständig, da zusätzliche Kosten hinzukommen. Vorsicht: Eventuell angegebene „Budgets“ entsprechen nicht immer der Realität und sind meist zu niedrig angesetzt. Hier sollte genügend finanzieller Spielraum eingeplant werden.    

Planung der Messe

In der Regel sind gewerkschaftliche Vorgaben zu beachten. Daher müssen Stundensätze und Arbeiten begrenzt werden, sodass Bauweise und Design des Standes möglichst einfach gehalten werden sollten. Kurze Auf- und Abbauzeiten sind gefragt! Frachten dürfen auf Messen in den USA nicht selbst bewegt werden, hierfür fallen Handling-Gebühren über den General Contractor an, die nach Gewicht berechnet werden. Individuelle Messestände sind selten zu bekommen. Anders als in Deutschland gibt es kaum modulare Messestände. Einige Anbieter offerieren „Pop-up-Stände“, die allerdings billig wirken und ihr Geld nicht wert sind. Informieren Sie sich daher vorab über Messebauer, die genau nach Ihren Vorstellungen arbeiten und fragen Sie hier gezielt nach einem Angebot. Das Streuen von Anfragen über die Messe kostet viel Zeit und ist selten von Erfolg gekrönt.    

Logistische Herausforderung

Der Weg der Fracht führt über den General Contractor und muss bei ihm offiziell angemeldet werden. Dafür gibt es im Exhibitor Manual ein eigenes Formular. Das Freight-Handling wird nach festen Kriterien entlohnt, eine preisliche Staffelung ist je nach Aufwand zu erwarten. Die Fracht muss immer so verpackt sein, dass sie mit dem Gabelstapler bewegt werden kann. Vorsicht: Die Maße für Paletten in den USA sind andere als in Europa! Die Anlieferung erfolgt nach einem festen Terminplan und bei Abweichungen fallen weitere Gebühren an. Die Fracht kann aber meist schon einige Wochen vorab angeliefert werden. Die Gebühren sind dann zwar höher, dafür sind die Kosten für Lkw-Wartezeiten bei der späteren Auslieferung in die Halle geringer.    

"The Show Must Go On" – auch auf der Messe

Im Exhibitor Manual gibt es verschiedene Formulare, mit denen sogenannte Show-Services beauftragt werden können. Dazu zählen unter anderem Internetanschluss, Elektroinstallation und Standreinigung. Die Bestellungen müssen korrekt ausgefüllt und pünktlich abgeschickt werden, ansonsten können schnell hohe Kosten entstehen. Die Bezahlung dieser Leistungen muss im Voraus getätigt werden. Wichtig: Kommt es zu Streitigkeiten, nicht einfach die Kreditkarte sperren oder Buchungen zurückholen! Der General Contractor ist nachtragend und eine Zulassung zur nächsten Messe würde somit sehr unwahrscheinlich. Hier ist diplomatisches Geschick gefragt!

 

bereitgestellt von FAIRworldwide GmbH

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ÜBER Alesja Alewelt

Alesja Alewelt, M.A. ist seit mehr als 15 Jahren Messemanagerin. 2008 gründete sie die Bremer Messeagentur FAIRworldwide, mit der sie sich erfolgreich auf die Umsetzung von Gemeinschaftsständen spezialisiert hat. Zuvor sammelte sie bereits umfassende Erfahrungen bei Messeveranstaltern in München und Melbourne (Australien). Aktuell engagiert sich Alesja Alewelt für neue Konzepte zur Optimierung von Prozessen in der Branche, insbesondere durch die Nutzung neuer Technologien.

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