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Planung von Transport und Logistik

Samstag, 22. April 2017 | Von: Alesja Alewelt | Messeplanung

Vor der Messe muss die gesamte Logistik ausreichend geplant werden. Dies vermeidet auf der einen Seite unnötige Kosten, auf der anderen Seite Verluste beim Material. Zusätzliche Kosten entstehen beispielsweise, wenn man kurz vor der Messe weitere Transporte realisieren muss – die Eilbedürftigkeit kostet Geld. Geht es um den Transport größerer Ausstellungsstücke, sollte auf eine erfahrene Messespedition zurückgegriffen werden. 

Was gehört zur Transportplanung?

Folgende Punkte sollten bei der Planung des Messe-Logistik berücksichtigt werden:  

• Transportart: Lkw, Möbelwagen, Pkw, Schiff, Flugzeug, Bahn

• Transportmöglichkeiten: Sammeltransport, Beiladung, Einzeltransport

• Transportmittel: Kartons, Container, Pappen, Kisten

• Transportpapiere: Rechnung, Versandanweisung, Lagerauftrag, Warenbegleitpapiere, Übersetzungen

• Lagerung: Abstell- und Lagermöglichkeiten auf dem Messegelände  

Liefert die eigene Firma nicht, so muss berücksichtigt werden, dass innerhalb des Messegeländes oft nur einige bestimmte Spediteure für den Abtransport und die Zustellung der Ausstellungsgüter zuständig sind. Der Messespediteur übernimmt hier die Verantwortung gegenüber dem Veranstalter für das Umsetzen eines pünktlichen Transports. Außerdem hat diese Reglung versicherungsrechtliche Gründe. Es gilt die Speditionsbüros rechtzeitig zu kontaktieren. Diese sind meist nur in der Aufbau-, Veranstaltungs- und Abbauphase besetzt.

Messen im Ausland

Bei Messeteilnahmen im Ausland gilt es zu bedenken, dass die Zollbestimmungen beim Transport der Ausstellungsstücke eingehalten werden müssen. Hier kann man die Erfahrung internationaler Spediteure nutzen, die teilweise sogar Vertragspartner der Messegesellschaften sind. Sie realisieren die Abholung der Ausstellungsstücke und organisieren gegebenenfalls einen Sammeltransport in Containern. Außerdem verfügen sie über die nötige Entladetechnik, was gerade bei sperrigen Ausstellungsstücken wichtig ist. 

Wichtig ist es rechzeitig Informationen zu den zollrechtlichen Bestimmungen einzuholen – oft gibt es auch auf der Messe direkt eine eigene Zollabfertigungsstelle. Die Abwicklung der internationalen Logistik ist nicht immer einfach – die auserwählte Spedition sollte daher rechtzeitig beauftragt werden. Der Spediteur muss zusichern, dass er die Messestücke termingerecht am Stand abliefert und dabei natürlich die Zollbestimmungen beachtet. Leergut sollte der Spediteur übernehmen und auch den Rücktransport organisieren. Es ist weitaus einfacher und nervenschonender, wenn man den gesamten Transport durch eine einzige Spedition abwickeln lassen.  

Wenn die Exponate versendet werden, können auch Werbegeschenke, Werkzeugset, kulinarische Besonderheiten und Prospekte mitgeschickt werden. Dass hierbei keine verderbliche Ware transportiert wird ist selbstverständlich. Gibt es spezielle Zollbestimmungen, die in diesem Fall zutreffend sind, so muss der Spediteur darüber informiert werden. Nun kann das Problem auftauchen, dass der Messeveranstalter einen festen Spediteur vor Ort hat – dann ist dieser allein berechtigt, die Zustellungen der Exponate vorzunehmen. Hier gilt es sich rechtzeitig zu informieren und die Übergabe der Exponate durch den deutschen Spediteur an den Messespediteur zu organisieren. Die Rechnung erhält man in der Regel von der deutschen Spedition, in der man sämtliche Leistungen zusammengefasst findet.    

Informationen für den Spediteur

Bei einer Anfrage zum Messetransport müssen die folgenden Informationen an den Spediteur gegeben werden:  

  • Name der Messe
  • Ort der Messe
  • Datum der Messe
  • Anzahl von Exponaten
  • Anlieferungstermin
  • Angebot erbeten bis
  • Verzollung nötig
  • Übergabe an Messespediteur nötig
  • Rücktransport erbeten
  • Anzahl der Frachtstücke und Gewicht in Kilogramm, eventuell Größe in Meter
  • Besondere Größen der Messestücke
  • Lagerung vor Ort

Diese Informationen braucht das Speditionsunternehmen, um ein maßgeschneidertes Angebot zu erstellen und Vorgänge der Logistik zu planen. Eventuell werden weitere Aspekte bezüglich der Logistik abgefragt, bei denen die Klärung der Sachverhalte dann in einem persönlichen Gespräch geschehen wird.    

Zum Rücktransport: Ein entsprechendes Angebot sollte man sich auch dann unterbreiten lassen, wenn noch nicht klar ist, ob die Exponate auf der Messe eventuell verkauft werden oder nicht. Die Abbestellung des Rücktransports ist einfacher als die Realisierung eines solchen kurz vor dem Abholungstermin.    

 

bereitgestellt von FAIRworldwide GmbH

Logistik Ausland Standbau Transport
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ÜBER Alesja Alewelt

Alesja Alewelt, M.A. ist seit mehr als 15 Jahren Messemanagerin. 2008 gründete sie die Bremer Messeagentur FAIRworldwide, mit der sie sich erfolgreich auf die Umsetzung von Gemeinschaftsständen spezialisiert hat. Zuvor sammelte sie bereits umfassende Erfahrungen bei Messeveranstaltern in München und Melbourne (Australien). Aktuell engagiert sich Alesja Alewelt für neue Konzepte zur Optimierung von Prozessen in der Branche, insbesondere durch die Nutzung neuer Technologien.

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